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Comment optimiser la gestion de note de frais ?

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Comment optimiser la gestion de note de frais

Pour le service comptable d’une entreprise, la procédure de gestion des notes de frais s’avère parfois chronophage, pénible et désordonnée. Elle peut provoquer des erreurs majeures dans la comptabilité. Voici quatre solutions efficaces et faciles à adopter afin d’optimiser la gestion de note de frais.

Traiter les dépenses dès l’arrivée des notes

Pour une meilleure gestion de note de frais, il faut administrer les dépenses au fur et à mesure de la réception des pièces justificatives. Cela évite l’accumulation des notes de frais qui peut induire à des pertes et au désordre. Le traitement des dépenses au fil de l’eau réduit les risques d’erreurs excessifs. Il permet aussi de surveiller en temps réel la trésorerie de l’entreprise.  En traitant progressivement la note de frais, vous pouvez programmer facilement le remboursement des employés.

Utiliser un logiciel de note de frais

La gestion de note de frais optimisée passe par un traitement plus rapide et précis des dépenses. Pour ce faire, la dématérialisation des factures est la solution la plus efficace. Les entreprises (indépendantes, TPE, startups, PME-ETI, grandes entreprises) se tournent aujourd’hui vers l’utilisation d’Expensya, une application qui automatise la saisie des dépenses, la numérisation des documents, la validation des frais. Le logiciel Expensya est opérationnel sur différents appareils : Smartphone, tablettes, ordinateurs. Il favorise un processus de gestion de note de frais plus rigoureux et juste. Concernant le gain de temps, la dématérialisation permet à l’entreprise d’économiser jusqu’à 80 % par rapport au traitement traditionnel.

Dépêcher un cabinet spécialisé  pour gérer les notes de frais

Le recours à un cabinet spécialisé est une bonne alternative pour optimiser la gestion de note de frais. La saisie des dépenses par le salarié se déroule comme d’habitude. Elle est ensuite transmise au prestataire en plus des justificatifs. Le cabinet scanne et classe les documents. Il les contrôle également et prépare le paiement. Pour l’entreprise, le service comptable valide le paiement et le salarié recevra son remboursement. Ce processus élimine les tâches manuelles. Il coûte légèrement plus cher par rapport à l’utilisation d’un logiciel de note de frais.

Utiliser les cartes de paiement pour note de frais

La meilleure façon d’optimiser la gestion de note de frais est la suppression des notes eux-mêmes. Cela élimine l’édition et le trafic des pièces. Cette solution consiste à utiliser une carte de paiement note de frais que les banques en ligne et les néobanques proposent actuellement. Parmi ces institutions financières virtuelles, on distingue Soldo, Qonto, Mooncard et Revolut. Une carte de paiement pour note de frais est reliée directement au compte courant de la société. Elle est configurable à distance et en temps réel. Ce dispositif permet aux salariés d’effectuer des dépenses liées à l’exercice de leur fonction de manière autonome.

Il est tout à fait possible d’optimiser la gestion de note de frais. Pour y arriver, il faut traiter les documents dès sa réception, utiliser un logiciel spécifié ou une carte de paiement note de frais, faire appel à un prestataire. Vous allez ainsi pouvoir gagner du temps et réaliser des réelles économies sur l’ensemble de vos salariés.

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