Un dossier personnel ou dossier salarié est un ensemble de documents très importants dans la bonne gestion des salariés d’une entreprise.
Les RH l’utilisent pour suivre les progrès des employés. Par conséquent, l’employeur ou l’entrepreneur indépendant dispose de toutes les informations personnelles et professionnelles de tous les employés de l’entreprise.
Pour faciliter son utilisation, une structure bien définie est nécessaire et tous les documents doivent être conformes à la loi.
Sommaire
C’est quoi un dossier du personnel ?
Les dossiers du personnel sont utilisés par les entreprises, notamment les services RH, pour suivre le déroulement du processus de recrutement des employés depuis le recrutement jusqu’à l’intégration et la formation.
Les dossiers du personnel (également appelés dossiers des employés) ne sont pas requis par la loi, mais sont nécessaires pour assurer la gestion et l’administration du personnel de l’entreprise.
Par conséquent, les dossiers du personnel précisent de nombreux documents importants pour assurer la surveillance des employés et un contrôle interne adéquat. Les dossiers du personnel permettent aux RH de suivre les progrès des employés dans divers processus.
- Recrutement ;
- Entrer ;
- Débarquement ;
- l’intégration des salariés dans l’entreprise ;
- évaluation personnelle et professionnelle (compétences des employés);
- Compensation ;
- l’éducation, etc…
Quel est le contenu d’un dossier
La constitution d’un dossier personnel est le moyen idéal pour optimiser la gestion des employés. Pour ce faire, le document est divisé en plusieurs sous-dossiers avec des mentions spécifiques.
Documents personnels des employés
Les informations personnelles de l’employé concernent toutes les informations fournies par l’employé dans le dossier de candidature à ce moment-là. Surtout:
- Dossiers individuels des employés.
- Une copie de votre carte d’identité comme preuve de votre identité (permis de travail si vous êtes étranger).
- un justificatif de domicile ou quittance de loyer ;
- une copie de son diplôme ;
- Une copie de sa carte vitale en cours de validité.
- Au cours de l’exercice de sa carrière, certains documents peuvent être demandés par le personnel en charge de la gestion des ressources humaines.
Contrat de travail
Un contrat de travail est un document qui prouve les obligations d’un employeur envers un employé. Il contient plusieurs clauses qui énumèrent explicitement les conditions de travail et la rémunération. Le dossier de cette note contient la lettre d’engagement et le contrat de travail. En effet, si un salarié signe plusieurs contrats à durée déterminée, le dossier doit tous les contenir.
Plusieurs autres documents seront ajoutés au cours de la carrière. Elles sont :
- Ajustements au contrat de travail initial.
- Une lettre demandant des modifications au contrat de travail ;
- Divers courriers échangés entre une entreprise et un salarié concernant des contrats de travail.
- Demandes de renégociation salariale.
Des mesures disciplinaires
Les décisions de licencier des employés sont souvent passibles de mesures disciplinaires. Les employeurs peuvent donc utiliser ces sanctions au dossier pour prendre des décisions fondées sur la négligence commise par leurs employés. Lorsque certains incidents de ce type se produisent, il est important de garder une trace de :
- Documents d’observation;
- Déclaration d’avertissement ;
- Une sommation au discours moral.
- Avis de sanctions imposées ;
- Trafic d’e-mails entre l’entreprise et les employés sur ce sujet.
- Preuve de mesures disciplinaires ;
- Preuve d’annulation.
