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Les notes de frais dans le collimateur de l’URSSAF

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La gestion des notes de frais constitue parfois un souci considérable pour les entreprises. Or, à tout moment, elles peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF sur ce sujet. Et le remboursement excessif des notes de frais constitue le premier motif conduisant l’administration à surveiller étroitement la gestion des frais professionnels. Les fréquences des déplacements, la hausse du nombre notes de frais soumis, ce sont autant d’éléments qui attirent l’attention de l’URSSAF sur une entreprise. Et le moindre écart de gestion peut avoir de lourdes conséquences sur le plan légal de l’entreprise.

Les notes de frais et les limites d’exonération fiscale et sociale

Par définition, les frais professionnels sont les dépenses avancées personnellement par le salarié pour l’effectivité de sa profession. Les frais de déplacement, de repas, les frais kilométriques, les dépenses engagées en cas de télétravail, les dépenses de mobilité et de déménagement en cas de mutation professionnelle, ce sont autant de frais professionnels que l’employeur doit rembourser si le salarié les avance de sa poche dans le cadre de son travail. Ces charges de fonctionnement font partie d’un flux financier important au sein de l’entreprise et il est indispensable de les maîtriser. Et la meilleure façon d’y arriver est d’utiliser un outil logiciel pour note de frais.

Cependant, il faut noter que ce ne sont pas toutes les dépenses engagées par le salarié qui sont considérées comme des frais professionnels et n’ouvrent donc pas droit à un remboursement. Entre autres, le frais de transport entre le domicile et le lieu du travail ne figurent pas en tant que frais de déplacement remboursable, notamment si le travailleur fait usage de son véhicule personnel. C’est également le cas pour le repas emporté par le salarié pour le manger dans les locaux de l’entreprise. Toutefois, s’ils existent des accords collectifs, il faut se référer à la convention collective pour déterminer si un frais peut faire ou non l’objet d’une note de frais.

Par ailleurs, l’URSSAF et l’administration fiscale surveillent de près les frais professionnels qui généralement sont exonérés d’impôt sur le revenu et non soumis à l’assiette de la cotisation sociale. En effet, certains frais professionnels tendent plutôt vers des avantages en nature. C’est l’administration fiscale qui fixe annuellement les seuils d’exemption. Au-delà de la limite de 19 euros, les frais de repas sont soumis à la cotisation sociale. En fonction de la durée du déplacement du salarié, ce seuil d’exonération diminuera.

Les frais de transport peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions. L’évaluation de l’exonération diffère également s’il s’agit d’un déplacement dans la métropole ou à l’étranger. Il existe aussi des seuils d’exonération spécifiques aux départements et aux territoires d’outre-mer.

Les notes de frais et ses modalités de remboursement

Un salarié, ayant engagé une dépense pour son travail, doit établir une note de frais avant de faire une demande de remboursement en y joignant les justificatifs des dépenses réalisées. Pour mieux suivre et contrôler les notes de frais, les employeurs ont désormais recours à un outil pour note de frais. Il existe deux modalités principales pour procéder au remboursement des notes de frais. La première consiste à restituer au salarié la somme réelle qu’il a avancée pour ses frais professionnels. Il faut alors lui réclamer en contrepartie toutes les pièces justificatives des dépenses. Et dans ce cas précis, la production d’une note de frais est obligatoire. La seconde modalité consiste au remboursement forfaitaire des frais et l’établissement d’une note de frais peut être facultatif. Généralement nul besoin de justificatif de dépenses, mais tout de même recommandé, il s’agit d’allouer une somme forfaitaire pour les dépenses répétitives engagées par le salarié dans le cadre de son travail.

Cependant, la gestion des notes de frais nécessite une attention particulière. En effet, les dépenses importantes mêmes justifiées pourront faire l’objet d’un redressement à la demande l’administration fiscale ou de l’URSSAF. D’ailleurs, il y a des erreurs fréquentes commises par les entreprises et qui les obligent ensuite à accomplir une réévaluation. Ces erreurs concernent donc la non-présentation de factures et de justificatifs des dépenses, le mauvais choix de modalité de remboursement, opérer un remboursement au forfait pour des frais réellement engagés élevés. Il arrive aussi que l’entreprise rembourse des sommes au salarié alors que celles-ci dépassent largement le seuil fixé par l’administration et qu’elles devraient être imposables et soumises à cotisations sociales dans la catégorie des avantages en nature.

Comment éviter le redressement fiscal et social pour remboursement disproportionné de frais ?

Pour éviter les litiges avec l’administration, il faut que l’employeur prête attention aux informations inscrites dans une note de frais. Il devrait y figurer les détails justifiés des dépenses, à savoir la date de la dépense, l’objet de la mission l’ayant entraîné, la nature de la dépense, la facture y correspondant. Pour qu’une note de frais sur un frais de repas soit acceptable, il faut renseigner les informations sur le client et sa société, le nombre de personnes ayant rejoint le repas d’affaires, l’objet du repas. En effet, il faut éviter toute déclaration de dépenses n’ayant aucun motif professionnel et étant engagées en dehors du cadre de son activité professionnelle.

Le contrôle des responsables devrait se renforcer notamment lorsqu’il s’agit de dépenses exorbitantes. D’où la nécessiter de bien faire la différence entre avantages en nature et remboursement forfaitaire des frais professionnels. Sachant que la législation exige que chaque note de frais doive être soutenue par un justificatif, au risque de subir une demande de redressement fiscal. Une situation qu’aucune entreprise ne souhaiterait y faire face.

En effet, recourir à un outil pour note de frais met l’entreprise à l’abri des erreurs ainsi que des abus. Et surtout elle s’éloigne systématiquement des redressements de l’administration fiscale ou de l’URSSAF. Ces détails sont intégrés dans les fonctionnalités principales de l’outil. L’absence de pièces justificatives ne permet automatiquement pas au salarié de finir la saisie de sa note de frais. Aucune demande de remboursement n’est donc transmise. Pour les responsables et la comptabilité, c’est un premier filtre contre la mauvaise gestion des notes de frais et des demandes de remboursement.

 

 

 

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